Todo gestor de cobrança já se fez essa pergunta em algum momento. Você liga, manda mensagem, envia e-mail e o cliente simplesmente não responde.
Bater a meta exige falar com as pessoas certas todos os dias. Porém, insistir demais em contatos ruins custa tempo, dinheiro e energia da sua equipe.
O segredo não é ligar sem parar até o cliente ceder. A chave é cobrar com estratégia antes que a dívida envelheça e vire um problema.
Quantas tentativas são ideais antes de desistir?
Não existe um número mágico universal para todas as empresas. Mas insistir no erro esgota a sua operação rapidamente. O ideal é focar sempre nos primeiros 30 dias de atraso.
Pelo Método Preventivo Assertiva, a estratégia começa antes do vencimento. Você manda um lembrete automático amigável. Se o boleto vence e o cliente não paga, a régua de cobrança entra em ação.
O foco deve ser a qualidade do contato, não a quantidade de ligações. Fazer 15 chamadas para um número mudo é jogar dinheiro fora. É por isso que validar o dado é o passo zero de qualquer operação.
Se o telefone está errado, você precisa descobrir o telefone atualizado do cliente imediatamente. Veja também o artigo Telefone errado? Como descobrir o contato atualizado do cliente.
Geralmente, recomendamos de 3 a 5 tentativas bem espaçadas na primeira semana de atraso. Se você tem 200 clientes e 40 estão atrasados, foque em contatos precisos e não em volume cego.
O número muda por canal (telefone, SMS, e-mail)?
Sim, a frequência muda muito de acordo com o canal escolhido. Ligar três vezes ao dia para o mesmo cliente gera atrito e bloqueios. Já um e-mail pode ser enviado com mais frequência sem parecer invasivo.
O SMS funciona como um alerta rápido e direto no celular. Confira nosso guia sobre SMS ou e-mail: qual canal funciona melhor para cobrar?.
Veja uma sugestão de cadência para os primeiros dias de atraso:
- Telefone: 1 a 2 tentativas por dia, em turnos diferentes.
- WhatsApp e SMS: 1 mensagem a cada dois dias para não virar spam.
- E-mail: 2 a 3 vezes na semana do vencimento, com links de pagamento.
Sem automação (gestão tradicional): O gestor anota cada ligação em uma planilha e perde o controle dos retornos.
Com o Método Preventivo Assertiva: O sistema dispara e-mails e SMS sozinhos no prazo certo. A automação garante que o cliente receba o lembrete certo no canal certo, sem esforço manual.
O que é CPC e como medir na sua operação?
Na gestão de cobrança, CPC significa "Contato com a Pessoa Certa". É quando você liga é o próprio devedor atende a linha. Não adianta falar com a mãe, o vizinho ou cair na caixa postal.
O CPC é o principal termômetro da saúde da sua operação. Para medir, dívida os contatos efetivos pelo total de ligações feitas no dia. Se você fez 100 ligações e falou com 20 clientes, seu CPC é de 20%.
Um CPC baixo significa que sua base de contatos está desatualizada. Você está gastando tempo com "dados frios", ou seja, telefones que não funcionam mais ou endereços errados.
Melhorar essa métrica reduz o custo da sua operação drasticamente. Quer se aprofundar no assunto? Leia sobre Contato com a pessoa certa (CPC): como melhorar essa métrica.
Quais horários aumentam a chance de contato?
Ligar no horário comercial padrão (das 9h às 18h) nem sempre funciona. Muitos clientes estão trabalhando e não podem atender chamadas desconhecidas. Testar janelas diferentes é fundamental para aumentar o seu CPC.
O horário de almoço, entre 12h e 14h, costuma ter excelentes taxas de atendimento. O fim da tarde, após as 17h, também é um momento estratégico para encontrar o cliente livre.
"O sucesso do contato depende de cruzar o canal certo com o horário de maior disponibilidade do cliente."
Mas lembre-se sempre da regra de ouro: a lei proíbe cobranças em horários abusivos ou de descanso. Organize sua equipe em turnos para cobrir esses picos de atendimento com segurança.
Para treinar seu time nas melhores abordagens, acesse Cobrança telefônica: roteiro, tom e técnicas.
Segundo a Assertiva, 38% das dívidas têm alto potencial de pagamento quando abordadas no momento e no canal corretos.
Quando classificar o cliente como incontactável?
Chega um momento em que insistir não traz nenhum retorno financeiro. Chamamos de cliente incontactável aquele que esgotou todas as tentativas da sua régua de cobrança sem sucesso.
Se você tentou telefone, e-mail e SMS por 15 dias e ninguém respondeu, é hora de parar. Continuar cobrando um número mudo só aumenta o seu custo operacional e frustra a equipe.
Esse é o momento exato de pausar a cobrança e higienizar a sua base de dados. Ou seja, você precisa buscar novos telefones antes de tentar uma nova rodada de contatos.
O sistema integrado faz exatamente isso por você. Antes de ligar, o sistema confere se aquele é o número certo. Assim, você não perde tempo ligando para quem nunca vai atender.
Como a IA otimiza o número de tentativas?
A inteligência artificial mudou completamente o jogo da gestão de cobrança. Em vez de ligar pela lista alfabética, a IA diz quem vai pagar de verdade.
O sistema classifica cada cliente automaticamente em três perfis claros: Ideal, Regular e Crítico. O sistema muda o tom da cobrança conforme o perfil do cliente, aumentando a conversão.
Confira nosso guia completo sobre Como a IA decide quem cobrar primeiro (e por que funciona).
A IA indica que 26% das dívidas têm baixo potencial de recuperação. Não gaste SMS nem tempo precioso da sua equipe com esses casos difíceis logo de cara.
Para escalar o volume de contatos nos perfis de alto potencial, veja sobre Discador automático na cobrança: como aumentar contatos por dia.
Quer sair da planilha e automatizar suas tentativas de forma inteligente? A Assertiva tem a solução perfeita para a sua empresa. Teste gratuitamente e veja a diferença na prática.
